Tematilsyn avdekker mangler

Finanstilsynet påpeker at regnskapsbransjen må øke oppmerksomheten mot å oppfylle krav som stilles til yrkesutøvelsen.

Finanstilsynet gjennomførte høsten 2017 et tematilsyn, der det ble kontrollert hvordan den oppdragsansvarlige ivaretar sitt ansvar. Forholdene som ble kontrollert handler om sentrale krav etter regnskapsførerloven og god regnskapsføringsskikk (GRFS).

Bakgrunn og formål

Bakgrunnen for det temabaserte tilsynet var at Finanstilsynet på sine kontroller opplever feil og mangler som burde vært oppdaget dersom oppdragsansvarlig gjennomførte overordnet kvalitetskontroll og kontroll av medarbeidernes arbeid. Særlig avdekkes feil og mangler der hvor:

• Rutiner for gjennomføring av regnskapsføringen ikke er etablert
• Rutinene ikke fungerer etter sin hensikt
• Rutinene ikke etterleves
• Brudd på rutiner ikke følges opp internt

Det ble gjennomført 16 stedlige tilsyn, tilfeldig utvalgt blant regnskapsselskap med mellom 5 og 20 ansatte. I selskapene arbeidet det 70 autoriserte regnskapsførere, hvorav 36 ble kontrollert. I alt ble 60 oppdrag gjennomgått.

Vi har, i forbindelse med rapporten, vært i direkte kontakt med Finanstilsynet, og fått detaljene knyttet til de 16 bedriftene som inngår i tematilsynet. Fire av de til sammen 16 kontrollerte er ikke medlemmer hos oss, og to av disse fire er blant de fem virksomhetene hvor Finanstilsynet anså at den samlede situasjonen var mest alvorlig. 

Videre hadde fire av de 16 kontrollerte virksomhetene kun mindre anførsler, alle medlemmer i Regnskap Norge.

Viktig å følge opp

Nedenfor følger en oppsummering av rapportens innhold. Resultatene bygger på et lite utvalg, og kan ikke uten videre adopteres som representative for bransjen. Egne kontroller, i 2017 gjennomført blant 338 medlemsbedrifter, viser f. eks. langt bedre resultater.

Det er også nyanser i alvorlighetsgrad som ikke helt kommer frem. Ikke desto mindre er det faktum at det som er påpekt i tematilsynet også i våre kontroller gjenkjennes som områder der det forekommer svakheter. Vi understreker derfor viktigheten av å lese rapporten i sin helhet, for å sammenligne og følge opp situasjonen i egen bedrift. Som nevnt omhandler tematilsynet sentrale krav som må etterleves. Det er viktig at oppdragsansvaret ivaretas på en forsvarlig måte for å sikre den tillit som både det enkelte regnskapsforetak, den oppdragsansvarlige og regnskapsbransjen er avhengig av.  

Kontrollområder og funn

En fjerdedel av de kontrollerte manglet etablerte rutiner på sentrale områder i virksomheten.

I to tredjedeler av oppdragene var ikke overordnet kontroll av oppdragene i samsvar med kravene. I halvparten av oppdragene var kontroll av ikke-autorisertes arbeid enten ikke gjennomført eller dokumentert tilfredsstillende.

Det var mangler i 62 % av oppdragsavtalene.

I 30 % av oppdragene var fullmaktsforholdene ikke i orden.

I 17 % av oppdragene ble ikke fremdrift i oppdraget loggført.

I 34 av de 60 oppdragene var det ikke dokumentert at kundens interne rutiner var vurdert og gjennomgått.

I halvparten av sakene var det manglende eller mangler i regnskapsmessige avstemminger og/eller avstemmingsdokumentasjon.

Det fantes i liten grad dokumentasjon på drøftinger med oppdragsgiver og vurderinger av eventuelle usikre årsoppgjørsposter.

I en tredjedel av oppdragene ble det avdekket mangelfull rapportering til oppdragsgiver.

I relasjon til oppfølging av hvitvaskingsregelverket, fant Finanstilsynet at det ikke var utført risikoklassifisering i 82 % av oppdragene. Identitetskontroll var ikke tilfredsstillende dokumentert i 50 % av tilfellene.

Holdninger til krav som stilles

Finanstilsynet skriver i tilsynsrapporten at det kan synes som om pliktene til å etablere rutiner for å sikre etterlevelse i samsvar med regnskapsførerlovgivningen og oppdragsavtalen, oppfattes mer som «formalkrav» enn som styring og kontroll av regnskapsførerselskapet. Tilsvarende gjelder etablering av rutiner etter hvitvaskingsloven. 

Dette er uheldig, påpeker Finanstilsynet så korrekt, fordi gode rutiner vil være til hjelp for regnskapsførerselskapet til å sikre at oppdragene gjennomføres med den nødvendige kvalitet. Det vil også være lettere for den oppdragsansvarlig regnskapsfører å ivareta sitt ansvar, fordi utført arbeid på et oppdrag kan sjekkes opp mot rutinene.

Ansvar

Finanstilsynet avrunder rapporten med at de forutsetter at regnskapsbransjen øker oppmerksomheten mot de kravene som er fastsatt for å sikre at oppdragsgivers interesser blir ivaretatt.

Her er det særdeles viktig å lytte til Finanstilsynet, både av hensyn til kundene og egen autorisasjon.

De som får kontroll i tiden som kommer, må forvente at de blir forespurt om de har lest rapporten og tatt innover seg de funn som er avdekket. Brudd på tilsvarende områder vil kunne bli behandlet strengt i en tilsynssak.

Fem av de kontrollerte vil få et nytt og bredere tilsyn for å vurdere om virksomheten driver forsvarlig. For disse fem er dette nå en risiko som er virksomhetskritisk etter risikostyringsforskriften, og må behandles med høyeste prioritet.

Sistnevnte må daglig leder og styret i hvert av selskapene ta ansvar for. Når det gjelder krav som stilles til de oppdragsansvarlige, må hver og en oppdragsansvarlig sørge for å ta det ansvaret som tilligger funksjonen. Daglig leder må i tillegg ta ansvar for å følge opp at nødvendige rutiner kommer på plass og blir fulgt.

Hjelpemidler

Resultatene fra Finanstilsynets rapport må kunne tolkes dithen at mange av de krav som følger av GRFS i for liten grad er kjent eller blir prioritert fulgt opp.

Vi presenterer høstens kursmeny ganske snarlig, og du vil finne flere kurs relatert til GRFS i kursmenyen. I tillegg kommer vi til høsten med eget kurs om hva det innebærer å inneha oppdragsansvar. Dette kurset er å anbefale alle som ikke er trygge på ansvaret som de har påtatt seg. Vi kommer dessuten med et kurs om roller i og organisering av regnskapsforetak, som blant annet vil sette fokus på de krav bransjen og særskilte funksjoner er pålagt.

Vårt kvalitetssikringssystem KS Komplett kommer om noen måneder i ny drakt, som skybasert løsning. Men også dagens løsning, bestående av en rekke maler, er et godt utgangspunkt for å finne løsninger som oppfyller kravene. Det er likevel viktig å huske at maler kun er ment som hjelp for å ha et utgangspunkt. Selve implementeringen må skje i tillegg, gjennom etablering av god praksis.

For regnskapsforetak som risikerer å miste autorisasjonen, slik de fem nevnt over, er vårt tilbud om stedlig veiledning noe som bør vurderes. Også andre som ønsker en stedlig gjennomgang kan kjøpe slik veiledning.

Har du spørsmål rundt temaet, ta kontakt med vår fagsupport på tlf 23 35 69 00 eller fagsupport@regnskapnorge.no.