Slik digitaliseres økonomifunksjonen
Digitalisering kan være veien til en mer effektiv økonomifunksjon. Mer enn teknologi og duppeditter er dette ofte et spørsmål om prioriteringer, datakvalitet og godt håndtert endringsledelse.
26.09.18
Skrevet av Regnskap & Økonomi
Del
Ivrer for digitalisering: Jon Bevolden Andersen vil gjerne legge til rette for at robotene overtar regnskapsoppgaver. Foto: KPMG/www.skogenfoto.no
Det er ikke noe nytt at regnskapsbransjen og økonomifunksjonen står midt oppe i en teknologisk utvikling – det har vært fagets normaltilstand i rundt seks tiår allerede. Likevel er det en kjensgjerning at endringene nå kommer fra flere kanter og skjer i et omfang som går utenpå det mange av oss tidligere har sett, og denne gangen har vi dessuten ikke like god tid på oss til å tenke gjennom og vurdere hvordan endringene vil påvirke oss.
Kunsten blir å holde seg såpass godt oppdatert at man kan forstå hvilke endringer som vil kunne bidra til å gjøre tilværelsen bedre og enklere for nettopp din virksomhet, og vite hvordan økonomiavdelingen må gå frem for å hente ut potensialet i ny teknologi.
«Alle» ønsker effektivisering
Jon Bevolden Andersen er director i KPMG Accounting og har det faglige ansvaret for regnskaps- og lønnstjenestene som avdelingen leverer. Han håndterer en stor kundeportefølje med selskaper fra flere land og bransjer, alle med det til felles at de ønsker en effektiv økonomifunksjon og avanserte muligheter for kontroll og oppfølging.
– «Alle» moderne virksomheter er på jakt etter å kunne utnytte teknologi og arbeidsprosesser til å få mer presise data, med mindre manuell håndtering av økonomiprosessene. De ønsker å bruke vesentlig kortere tid på å produsere et regnskap eller økonomirapporter og samtidig ha best mulig økonomisk oversikt, slår han fast.
I tillegg til sin lønns- og regnskapsfaglige kompetanse, kjenner Andersen programvarer fra mange forskjellige leverandører inngående. Et stort antall prosjekter over flere år har gitt ham bred innsikt i hvordan lage velfungerende og effektive løsninger for kundene. Derfor blir Andersen vanligvis koblet inn i de fleste prosjekter hvor det er litt ekstra vanskelig eller utfordrende å skape maksimal digitalisering og forenkling.
Ikke «AI, AI, AI»!
– Noe av det aller mest sentrale i vår tilnærming er at vi bruker tid på å sikre datakvaliteten. Man må ha data av ypperste kvalitet å ta utgangspunkt i, for dårlig datakvalitet er en svært vanlig og hemmende utfordring for økonomiavdelinger, slår Andersen fast.
– Ved å legge til rette for å bruke roboter fremfor kunstig intelligens, gjør vi oss ikke avhengige av prediksjoner basert på modeller som kanskje ingen kan skjønne fremgangsmåten bak. AI ser etter mønstre, og på noen fagfelt vil kvaliteten være god nok, men når det gjelder regnskap hører det etter mitt skjønn ikke hjemme at systemer gjetter – uansett hvor godt de gjør det, sier han.
– Jeg er, som du kanskje forstår, ikke noe glad i AI til utforming av regnskap. Slike løsninger tar utgangspunkt i en masse data som ikke nødvendigvis er strukturerte og bygger en slags prediksjon på dem. Jeg vil heller ha et datagrunnlag som er så 100 prosent korrekt som mulig, hvor roboter gjør som de er blitt fortalt – hver gang. Jeg har sett utallige eksempler på at det er dette som gir de beste resultatene.
Eksport/import
Andersen advarer også gjerne mot en annen av sine kjepphester: manuelle datautvekslinger. Med det mener han at dersom utarbeidelsen av regnskapet fordrer prosesser hvor det manuelt eksporteres eller importeres data fra ulike systemer, bør noe gjøres.
– Hvis data og rutiner ikke er linket sammen, må man ofte gjøre en masse manuelle prosesser. Da får man sjelden god verdi ut av systemene, og det introduserer også sårbarheter for feil; konverteringsfeil, tastefeil, versjoneringsfeil eller andre uhumskheter. I prosesser hvor man har mange systemer som «tråkles sammen» på denne måten, kan en endring i ett system dessuten få uforutsette effekter andre steder.
Det er imidlertid avgjørende for mange virksomheter at økonomifunksjonen evner å samle informasjon fra ulike systemer, men Andersen mener at moderne regnskapssystemer nå løser slike spørsmål ved å legge mye bedre til rette for automatisert og pålitelig datahåndtering.
Digital endringsledelse
– Det har skjedd veldig mye på denne fronten de siste årene, og faktisk spesielt mye bare det siste året. Vi er ikke lenger like prisgitt programvareleverandørenes rutiner nå som mange flere økonomisystemer har åpnet mer for oppdateringer rett inn i databasene sine.
– Proprietære formater og csv-importer er etter hvert blitt erstattet av åpne språk som legger inn data rett i basene og kan hente ut på tvers av moduler, og da handler mye om å være kreative nok til å utnytte disse mulighetene til å optimalisere sine prosesser. Tidligere var dette forbeholdt store selskaper med dertil hørende ressurser. Nå er det i stadig større grad hyllevare, sier han.
Andersen understreker behovet for å begrense systemparken der man kan; jo færre komponenter du har, desto enklere blir det å effektivisere. Men når alt dette er sagt; mellommenneskelige forhold må også inngå i beregningen, og noen ganger må de vektes tyngre enn andre momenter.
– Av og til blir hensynet til rutiner og arbeidsoppgavene til menneskene i en organisasjon definerende for hvor fort man kan gå frem. Ikke sjelden handler digitaliseringsprosjekter mer om endringsledelse enn om hva det faktisk er mulig å få til med digital teknologi. Vi ser faktisk at det ikke alltid går an å bare «klippe snora» for å gå over til noe nytt, noen ganger må veien til den ideelle løsningen deles opp i to eller flere etapper.
Kurs i tre byer
I høst arrangerer Regnskap Norge kurset «Digital strategi innen regnskap og økonomi» i tre byer i Norge, med Andersen som foredragsholder. Han vil gi deltakerne oversikt over teknologiske muligheter og sentrale fremtidsvyer, se nærmere på ulike automatiseringsmuligheter og vise hvilke integrasjoner det kan være hensiktsmessig å utvikle mellom ulike systemer.
– Det er viktig å kjenne til hvilke muligheter som finnes, hvordan økonomiavdelingene kan og bør fungere, og hva de mest effektive økonomiavdelingene gjør. Da kan man danne seg et bilde av hvordan ting kan se ut og hvordan man kan komme dit.
Slike endringer medfører at økonomiavdelingen får andre typer oppgaver. Mye av det som gjøres manuelt i dag – bilagspunching, kontohåndtering, og annet – vil gå veldig, veldig mye raskere når man istedenfor får et forslag fra en robot som man må si ja eller nei til. Noe så enkelt som implementering av EHF kan også påvirke oppgaveflyten, men også det stiller enkelte krav til organisasjonens arbeidsmåter for å fungere på best mulig vis.
– Som jeg tidligere var inne på, koker mye av dette ned til et spørsmål om endringsledelse. Dette vil jo uvergelig påvirke arbeidsdagen til mange mennesker. Hvor rustet de er til å håndtere slike omstillinger, blir en helt annen diskusjon, sier Andersen.
