Nye skatteregler for naturalytelser fra 2019 – økte krav til arbeidsgivere

Det er en rekke endringer å gjøre seg kjent med. Den største endringen er nok at arbeidsgiver nå pålegges rapporteringsplikt for ytelser fra tredjeparter.

Denne artikkelen oppsummerer det mest sentrale:

• Personalrabatter
• Ytelser fra forretningsforbindelser (tredjeparter)
• Verdsettelse av naturalytelser
• Gaver i arbeidsforhold
• Overtidsmat, fri avis, matkuponger, fri barnehage
• Behovet for nye rutiner

Personalrabatter

Nye vilkår

Det er vedtatt endringer i reglene som gjelder personalrabatter både når det gjelder vilkårene for hva som er å regne som skattefri personalrabatt, og når det gjelder arbeidsgivers innberetningsplikt.

Vilkårene etter gjeldende regler for skattefrie personalrabatter er til dels skjønnsmessige, og departementet mener grensen for skattefritak er uklar og utfordrende å forholde seg til i praksis. Dette gjør det også vanskelig for kontrollmyndighetene å vurdere om rabatten er rimelig eller ikke.

På bakgrunn av dette er det vedtatt nye vilkår for hva som skal regnes som skattefri personalrabatt. For det første kan rabatten ikke utgjøre mer enn 50 % av varens eller tjenestens omsetningsverdi. Det er omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet som skal legges til grunn. Dersom rabatten er større enn 50 % blir hele rabatten skattepliktig.

I tillegg skal det være en øvre beløpsgrense for den samlede verdien av skattefrie rabatter en ansatt kan få i løpet av året. Dette beløpet ble ikke fastsatt da reglene ble vedtatt i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett i vår, men skulle fastsettes i forbindelse med statsbudsjettet nå i høst.

Det har vært knyttet stor spenning til hvor stort dette beløpet kom til å bli. I høringsrunden til lovforslaget i fjor, ga Regnskap Norge og flere andre høringsinstanser uttrykk for at dette beløpet ikke måtte settes for lavt av hensyn til de administrative byrdene som vil påløpe med det nye regelverket. I statsbudsjettet som ble lagt ut 8. oktober ble det foreslått en beløpsgrense på kr 7 000, noe vi mener er skuffende lavt. Dette tok vi også opp i den muntlige høringen i Finanskomitéen om statsbudsjettet. Det gjenstår å se hva som blir endelig vedtatt etter at forhandlingene om statsbudsjettet er sluttført.

Hvilke rabatter omfattes

Den skattefrie personalrabatten vil omfatte varer og tjenester som omsettes hos arbeidsgiver, eller i annet selskap i konsern som arbeidsgiver er del av.

Reglene om personalrabatter gjelder i tillegg rabatt på varer og tjenester den ansatte får fra tredjeparter, typisk arbeidsgivers kunder og leverandører. Dette vil imidlertid bare gjelde dersom varen/tjenesten også omsettes i arbeidsgivers virksomhet.   

Rapportering

Det er lagt opp til et tosporet rapporteringssystem for arbeidsgivere når det gjelder personalrabatter. Dersom rabattordningen er innenfor de fastsatte grensene for skattefri personalrabatt, kan arbeidsgiver benytte en forenklet rapporteringsmodell hvor det er tilstrekkelig å opplyse at virksomheten har personalrabattordning, uten at det må rapporteres på individnivå. Overstiger rabatten den fastsatte beløpsgrensen må imidlertid arbeidsgiver rapportere den skattepliktige rabatten på individnivå.

Det har foreløpig ikke kommet retningslinjer for hvordan denne rapporteringen skal skje i praksis, dette forventes å komme i løpet av høsten.

Ytelser fra forretningsforbindelser (tredjeparter)

Som hovedregel er ytelser en arbeidstaker mottar fra tredjeparter i forbindelse med arbeidsforholdet skattepliktig fra første krone. Dette vil typisk være ytelser fra arbeidsgivers kunder og/eller leverandører. Når det gjelder denne typen ytelser, har det imidlertid etter dagens regler vært uklart hvem som har rapporteringsplikt. I de nye reglene gjøres dette helt klart, ved at arbeidsgiver pålegges plikten til å innrapportere slike ytelser, samt plikt til å gjennomføre forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift.

Tredjepartsytelser kan bestå av en rekke ulike ytelser. Typisk vil det være gaver, deltakelse på turer i inn- eller utland, ulike arrangementer som konserter, forestillinger, idrettsstevner m.m. Det vil også gjelde rabatter fra tredjeparter som ikke omfattes av reglene for personalrabatter omtalt ovenfor.

Enkelte typer tredjepartsrabatter vil imidlertid ikke være skattepliktige i det hele tatt. Dette vil gjelde ensidige markedsføringstiltak o.l. fra tredjeparter som ikke er arbeidsgivers forretningspartner. Eksempler på dette kan være såkalte nabolagsrabatter, typisk rabatt de ansatte får hos for eksempel frisør, klesbutikk, baker o.l. som ligger nær arbeidsstedet. Vilkåret er at arbeidsgiver kun er en formidler av rabatten til de ansatte, og ikke kan anses å være en forretningspartner til den som gir rabatten. Her vil det nok i praksis oppstå en del problemstillinger når det gjelder grensedragningen av denne typen rabatter.

Særlig om bonuspoeng

Bonuspoeng opptjent i forbindelse med flyreiser, hotellovernattinger m.m er også en tredjepartsytelse, og bonuspoeng opptjent i forbindelse med arbeid som den ansatte eventuelt benytter privat, vil være en skattepliktig fordel. Dette er ikke noe nytt, det er også skatteplikt etter dagens regelverk. I praksis har det imidlertid vært mange arbeidstakere som ikke har oppgitt dette til beskatning. For å fange opp slike goder til beskatning får derfor arbeidsgiver innberetningsplikt, og må også gjennomføre forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift.

Her må det nok forventes en rekke praktiske utfordringer. I de fleste tilfeller registreres alle poeng på samme kort uavhengig av om de er opptjent i forbindelse med arbeid eller privatreiser. Arbeidstakeren kan dessuten velge hvilke poeng han benytter først i forbindelse med private reiser. Det kan bli svært utfordrende å holde orden på hvilke poeng som er opptjent og brukt når. Videre vil det i mange tilfeller bli utfordrende å fastsette omsetningsverdien på tilsvarende reise, som vil være grunnlaget for beskatningen når poeng opptjent i forbindelse med arbeid benyttes privat. I tillegg er arbeidsgiver fortsatt avhengig av å få opplyst at bonuspoeng faktisk er benyttet.

Det enkleste for arbeidsgivere i disse tilfellene vil kanskje være å forby bruk av poeng til privatreiser, eventuelt at reiser skal bestilles på kort som arbeidsgiver er innehaver av, dersom dette er mulig.

Rapportering

Den alminnelige fristen for å rapportere ytelser i a-meldingen er den 5. i måneden etter den måneden ytelsen er mottatt. Når det gjelder arbeidsgivers plikt til å rapportere tredjepartsytelser, er denne fristen forlenget med to måneder. Dersom arbeidstaker mottar en ytelse i januar, vil seneste frist for rapportering av denne følgelig bli 5. april.

Er ytelsen alltid en skattepliktig fordel?

Det er ikke slik at alle ytelser fra tredjepart automatisk medfører at dette er en skattepliktig fordel for arbeidstakeren. Eventuell skatteplikt må avgjøres konkret i hvert enkelt tilfelle, og denne vurderingen er det arbeidsgiver som må gjøre. Dersom arbeidstaker er forpliktet til å gi mottatte gaver videre til arbeidsgiver, vil det ikke utløse skatteplikt for den ansatte som mottok gaven i første omgang. Ved deltakelse på turer, arrangementer osv. må også arbeidsgiver ta stilling til hva som er formålet med den ansattes deltakelse. Dersom den ansatte faktisk utfører konkrete arbeidsoppgaver på slike tilstelninger, er ikke deltakelsen nødvendigvis en skattepliktig fordel for den ansatte. Er arrangementene imidlertid hovedsakelig av sosial karakter, vil det utløse skatteplikt.

Verdsettelse av naturalytelser

Som omtalt ovenfor, skal varen eller tjenestens verdsettes til omsetningsverdi. Det er omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet som skal legges til grunn, på det tidspunktet varen eller tjenesten ble mottatt.

Det er uttalt i forarbeidene til lovendringene at det ved verdsettelsen kan tas hensyn til rabatter og tilbudspriser som er allment tilgjengelig generelt i markedet, uavhengig av arbeidsforholdet. Ved verdsettelsen av en vare eller tjeneste kan altså arbeidsgiver/arbeidstaker lete seg frem til den laveste prisen han kan finne på den samme varen eller tjenesten på tidspunktet da han mottok denne.

Når det gjelder hvilke krav som skal gjelde til dokumentasjon av prisen man har lagt til grunn, er dette ikke fastsatt enda.  

Gaver i arbeidsforhold

I utgangspunktet er gaver ansatte får i forbindelse med arbeidsforholdet skattepliktig. Arbeidstaker kan imidlertid motta enkelte gaver fra arbeidsgiver skattefritt. Dette gjelder gaver i forbindelse med spesielle anledninger, og gaven vil være skattefri når verdien er innenfor fastsatte beløpsgrenser.

Det er gjort justeringer på de skattefrie beløpene, og i tillegg er det noen endringer når det gjelder vilkårene for å motta enkelte av gavene. Nytt fra 2019 er at disse reglene også vil omfatte gaver fra tredjepart. Tabellen nedenfor viser gjeldende regler, og nye regler fra 2019.

Type gave	Gjeldende regler 2018	Nye regler 2019
	Reglene gelder kun gaver fra arbeidsgiver	Reglene gjelder også gaver fra tredjepart
Lang tjenestetid	Verdi inntil kr 8 000, kr 12 000 når gaven er gullklokke med inskripsjon. Gjelder ved 25, 40, 50 eller 60 års tjenestetid	Verdi inntil kr 8 000. Gjelder første gang ved 20 års tjenestetid, deretter hvert tiende år
Bedriften bestått i 25 år eller antall delelig med 25	Kr 3 000	4 000
Bedriften bestått i 50 år eller antall delelig med 50	Kr 4 500	? Ikke omtalt i forarbeidene
Mottaker gifter seg eller fyller 50, 60, 70, 75, 80 år	Kr 3 000	4 000
Mottaker går av med pensjon eller slutter etter minst 10 år i bedriften	Kr 3 000	4 000
Julekurv o.l.	Kr 1 000	1 000
Premie for forslag	Kr 2 500	0
Bagatellmessig oppmerksomhetsgave (blomst, rimelig vinflaske o.l.)	Skattefritt	Skattefritt

Endringer andre naturalytelser

Det er også vedtatt endringer for enkelte andre naturalytelser.

Overtidsmat

Vilkåret for å ha rett til overtidsmat etter dagens regler er at arbeidstaker har hatt et sammenhengende fravær fra hjemmet på mer enn 12 timer på grunn av arbeidet.

Etter de nye reglene kan arbeidstaker få ett måltid skattefritt innenfor en bestemt sats dersom vedkommende arbeider minst 10 timer sammenhengende. Det er altså ikke fraværet fra hjemmet som er avgjørende lenger, men lengden på arbeidstiden.

I statsbudsjettet for 2019 er den skattefrie satsen foreslått til kr 200. Denne satsen skal gjelde uavhengig av om det er arbeidsgiver eller den ansatte som kjøper måltidet. Det er ikke lenger anledning til å få utbetalt ulegitimerte matpenger skattefritt i forbindelse med overtidsarbeid.

Fri avis

Etter dagens regler kan ansatte som har “et spesielt informasjonsbehov” få dekket ett eller flere avisabonnement av arbeidsgiver skattefritt. En forutsetning er at arbeidstakeren selv dekker abonnement på en dagsavis.

Reglene er endret ved at det nå stilles som vilkår at ansatte som har “tjenstlig behov” for ett eller flere abonnementer eller nyhetstjenester skal få dekket dette av arbeidsgiver skattefritt.

Kravet om at den ansatte selv må abonnere på minst en dagsavis, oppheves.

Matkuponger

Skattefritaket for matkuponger i FSFIN § 5-15-6 blir opphevet. Regjeringen la her til grunn at reglene har vært kronglete, og at ordningen er utdatert.

Arbeidsgiverfinansiert barnehageplass

Ordningen med skattefritak for arbeidsgivers tilskudd til barnehageplass oppheves. Ordningen fylte tidligere en funksjon i en periode hvor det var mangel på barnehageplasser. Regjeringen mener skattefritaket ikke fyller samme funksjon lenger nå som det er tilnærmet full barnehagedekning, og har derfor opphevet skattefritaket.

Nye rutiner må på plass

De nye reglene vil berøre de aller fleste arbeidsgivere, og for mange vil de nye kravene medføre vesentlig merarbeid, dersom de i dag har mange ulike rabattordninger de ansatte kan benytte seg av, eller i stor grad mottar ytelser fra tredjepart. Arbeidsgivere bør derfor gå igjennom dagens ordninger og rutiner for slike ytelser, og vurdere hva som skal beholdes og hva som bør avvikles av hensyn til merarbeid det vil påføre.

Det må også utarbeides interne retningslinjer for de ansatte når det gjelder hvilke ytelser de kan benytte seg av, og rutiner for hvordan de skal melde fra om bruken av disse til arbeidsgiver. Dette kan for eksempel innarbeides i arbeidsreglement eller personalhåndbok. I noen tilfeller er det kanskje behov for å endre arbeidsavtaler. Dette krever imidlertid samtykke fra arbeidstakeren. I slike tilfeller blir det kanskje nødvendig med forhandlinger mellom arbeidstaker og arbeidsgiver om nye betingelser for ansettelsesforholdet. Arbeidsgiver må også ha et system hvor de ansattes bruk av rabattordninger og tredjepartsytelser skal registreres.

Det er arbeidsgiver som har ansvaret for rapportering av alle ytelsene. I mange tilfeller er imidlertid arbeidsgiver avhengig av opplysninger fra den ansatte og/eller tredjepart for å kunne foreta korrekt rapportering. Det er uttalt i forarbeidene til lovendringene at arbeidsgiver ikke skal kunne pålegges reaksjoner eller sanksjoner for brudd på rapporteringsplikten dersom han har gjort det som med rimelighet kan forventes for å sørge for at ansatte og tredjeparter gir de nødvendige opplysningene. Arbeidsgiver skal derfor ikke bli møtt med sanksjoner dersom arbeidstaker er illojal og unnlater å informere om bruk av rabatter eller mottatte ytelser. For å unngå ansvar er det imidlertid en forutsetning at arbeidsgiver har utarbeidet klare retningslinjer for de ansattes forpliktelser, som er formidlet til arbeidstakerne.

Kurs i det nye regelverket

Vårt kurs «Velferdsgoder og naturalytelser» går i dybden på det nye regelverket. Se mer informasjon om kurset her. Kurset kommer også som nettkurs.

I tillegg vil både «Lønn og skatt – nyheter og aktualiteter» og «Skatt og regnskap 2018/2019» ta for seg endringene.