Slik rapporterer du ytelser fra forretningsforbindelser

Fra 2019 må arbeidsgivere innrapportere gaver, rabatter, deltakelse på arrangementer og bruk av bonuspoeng. Her finner du forslag til rutine og skjema for intern rapportering.

De nye innrapporteringskravene pålegger altså arbeidsgivere å innrapportere fordeler som ansatte får fra forretningsforbindelser mv. Dette vil omfatte typisk private fordeler i form av:

• Gaver
• Rabatter ved kjøp av varer eller tjenester
• Deltakelse på turer
• Arrangementer som konserter, forestillinger, idrettsstevner, golfkurs mv
• Privat bruk av bonuspoeng og lignende kick-backs opptjent i arbeid

Dette vil innebære en god del administrativ oppfølging, både i forhold til rapportering fra de ansatte, verdsettelse av den enkelte fordel, registrering i lønnssystem, avstemming, dokumentasjon og rapportering.

I tillegg påføres arbeidsgiver arbeidsgiveravgift på verdien, uansett om arbeidsgiver har hatt mulighet til å påvirke om arbeidstakeren skulle kunne nyte godt av fordelen eller ikke. Arbeidstaker må dessuten være oppmerksom på at ytelsen vil bli skattlagt, og med gjennomføring av skattetrekk.

Les mer om de nye skattereglene:

Hva skal være akseptabelt?

Et generelt råd fra Regnskap Norge er at arbeidsgivere tar stilling til hva de ansatte fremover skal kunne motta/delta på/benytte.

Dette bør nedfelles i interne retningslinjer, fortrinnsvis i arbeidsavtaler, arbeidsreglement eller personalhåndbok.

Rutine for intern håndtering

Arbeidsgivere bør utarbeide rutiner for hvordan arbeidstakere skal informere arbeidsgiveren, og hvordan dette skal håndteres videre frem mot innrapportering.   

Det er arbeidsgiver som må ta stilling til om en ytelse er skattepliktig og i så fall også innberetningspliktig.

I de fleste tilfeller er arbeidsgiver avhengig av opplysninger fra den ansatte og/eller tredjeparten for å kunne foreta korrekt rapportering.

Nedenfor finner du et forslag til intern rutine, som kan bearbeides og tilpasses bedriften. For å tilpasse dette til flest mulig, har vi valgt å lage dette som en selvstendig rutine. Det er viktig at det informeres godt om dette til alle ansatte, og at dette kan dokumenteres i ettertid.

I tillegg har vi laget et skjema for rapportering fra arbeidstaker til arbeidsgiver, som kan brukes når fordel er oppnådd.

Her finner du forslaget til rutine.

Her finner du skjema/rapport fra medarbeider.

Fare for sanksjonering ved svikt i innrapporteringen

Det er uttalt i forarbeidene til lovendringene at arbeidsgiver ikke skal bli ilagt sanksjoner for brudd på rapporteringsplikten, dersom arbeidsgiveren har gjort det som med rimelighet kan forventes for å sørge for at ansatte og tredjeparter gir de nødvendige opplysningene. Arbeidsgiver skal derfor ikke bli møtt med sanksjoner dersom arbeidstaker unnlater å informere om bruk av rabatter eller mottatte ytelser.

For å unngå ansvar er det en forutsetning at arbeidsgiver har utarbeidet klare retningslinjer for de ansattes forpliktelser, som er formidlet til arbeidstakerne.