Unngå å komme i ansvar i sommer!

Husk at når du ligger på en solseng på Kreta og mottar et hasteoppdrag fra kunden om bistand til betaling av faktura, så gjelder det samme profesjonsansvaret som om du hadde gjort jobben fra kontorstolen i Norge.

Vær oppmerksom på hacking, «spoofing» eller hasteoppdrag!

Helt siden 2015 har vi sett en økning i antall feilutbetalinger som skyldes at regnskapsfører har blitt forledet til å utbetale fiktive fakturaer, eller har utbetalt beløp etter henvendelser som tilsynelatende kommer fra deres kunder.

Sannheten er imidlertid at kundene er «hacket» eller at e-posten de har mottatt er «spoofet» (laget for å se ut som den kommer fra deres kunde). Dette er nettkriminalitet, og hvert år forsvinner store summer ut av landet gjennom denne type svindel. I det man blir klar over at henvendelsen var svindel er pengene borte og transaksjonen lar seg ikke reversere.

Vær spesielt oppmerksom ved hasteoppdrag

Vi ser at hackerne ofte bruker momentet tid ved sine henvendelser. Nesten utelukkende bærer henvendelsene preg av å være hasteoppdrag. Vi ser også at hackerne som utgir seg for å være kunden ofte viser til at de har problemer med tilgang der de befinner seg eller lignende. Vi vet at sommerferien nærmer seg med stormskritt, og det er både i den hektiske tiden før ferien, og i ferien, viktig å ikke forhaste seg med å betale slike hastehenvendelser.

Ta kontakt med kunden 

Husk at du ved å ta kontakt med kunden på telefon på en enkel måte kan forsikre deg om at henvendelsen dere har mottatt gjelder reelle transaksjoner. Er du redd for å bry kunden unødvendig på ferie? Dersom det haster slik med utbetalingen, og den er reell, blir kunden helt sikkert ikke irritert over at dere tar kontakt i ferien. I motsatt fall blir kunden helt sikkert glad over en slik kontroll per telefon dersom det viser seg at e-posten ikke kommer fra vedkommende.

Det er også viktig å være klar over at dersom du trykker «reply» til avsender av e-posten, vil e-posten sendes tilbake til «hackeren» og det opprettes kun kommunikasjon med denne. Google translate fungerer ypperlig også for «hackerne», og det er ikke alltid så lett å avsløre «hackerne» på språket som benyttes. Vi anbefaler derfor å ta en telefon til kunden direkte.

Sjekk e-postadressen

Et annet tips er å sjekke e-post adressen som avsender har benyttet. Denne vil ikke kunne avsløre hacking om kunden er rammet av datainnbrudd (da er det kundens reelle e-postadresse som benyttes). Men om e-posten er «spoofet» vil e-postadressen kunne avvike fra den reelle, selv om riktig navn står i mottaker-/avsenderfeltet. Dette er kanskje ekstra viktig å sjekke nå i sommer, hvor en del jobb kanskje gjøres noe mer lettvint på telefon eller nettbrett som er tilgjengelig. Det er også verdt å huske på at dersom en henvendelse videresendes internt fremstår henvendelsen fra en legitimert og riktig person, mens e-postløkken kan vise at den reelle henvendelsen faktisk er fra andre enn den de gir seg ut for å være.

Det er også fornuftig å tenke seg om før en kobler seg på gratis og ofte ubeskyttet internett, eller benytter stasjonære PCer på hotell og flyplasser o.l, slik at dere selv unngår å bli hacket.

Overhold innleveringsfrister

Dessverre tar ikke innleveringsfrister sommerferie, og det er viktig å ha fokus på at disse overholdes også i ferien. Merk av fristene som løper og husk å ha riktig bemanning for å kunne overholde disse i sommerferien, men også rett etter ferien. Når det skal tas tak i alt som har kommet inn i løpet av ferien hender det at fristene kommer noe brått på.

Skadeforebyggende tiltak virker!

Avslutningsvis må vi ikke glemme å nevne at fokus på skadeforebyggende tiltak synes å virke positivt på antall saker! Så langt i år har vi fått meldt totalt 20 saker, mens vi på samme tid i fjor hadde fått meldt 32 skadesaker. Det er således en betydelig nedgang i antall skadesaker, og denne trenden håper vi fortsetter!

Har du forsikring gjennom Regnskap Norges kollektive ordning hos Tryg? Profesjonsansvarsforsikring (formueskadeforsikring) beskytter dersom du som regnskapsfører holdes erstatningsansvarlig for et økonomisk tap som en kunde eller tredjeperson er påført.