Sjekkliste for bedrifter i nedgangstider

Koronaviruset bidrar til en raskere og sterkere nedgangskonjunktur. Dette stiller høye krav til bedriftene – ikke minst til virksomhetenes økonomistyring.

Med unntak av et par år hvor Norge fikk føle ringvirkningene av den internasjonale finanskrisen for 10-12 år siden, har norske bedrifter kunnet nyte godt av en lang høykonjunktur. Nå spår flere tøffere tider for næringslivet.

Her går vi igjennom forhold som virksomhetene alltid bør ta hensyn til, men særlig i nedgangstider.

Dette bør bedrifter gjøre i nedgangstider:

• Søk om å øke leverandørkreditten.
• Vurder kostnadsreduksjoner som bedrer inntjeningen.
• Sett investeringer som ikke er nødvendig på vent.
• Nedbetal gjeld hvis du kan. Vurder tiltak som kan gi en bedre finansiering.
• Reduser lagerbeholdningen.
• Vær bevisst på hvilken kredittgrense du gir den enkelte kunde. Følg fordringsutviklingen nøye og vurder hver kunde individuelt.
• Tilpass kundestrukturen. Avhengighet til noen få store kunder kan øke risikoen for selv å gå på en «smell» i nedgangstider.
• Hold deg oppdatert om kundene. Vurder om det er nødvendig å foreta kontroll av betalingsevnen via et kredittinformasjonsbyrå for den enkelte kunde.
• Tilpass betalingsvilkårene i forhold til kundene, og gi så korte kredittider som mulig.
• Send ut betalingspåminnelser raskt.
• Innfør klausuler om renter og gebyrer ved sen betaling.
• Sørg for at fakturaadressene er korrekte og oppdater disse jevnlig for å unngå feiladressering.
• Sørg for rask oppfølging av misligholdte krav.

REGNSKAPET SOM STYRINGSVERKTØY

Flere virksomheter bør i større grad betrakte regnskapet som et styringsverktøy som styrker bedriftens lønnsomhet. Sammen med regnskapsfører kan virksomheten hente nøkkeltall og annen informasjon som gjør det mulig å analysere virksomhetens økonomiske tilstand. Med dette som utgangspunkt kan det treffes beslutninger og eventuelt gjennomføres nødvendige tiltak som kan styrke virksomheten på sikt.

Mange regnskapsførere benytter økonomiske verktøy som leser inn regnskapene og gjør analyseresultatene tilgjengelige for kundene via webbaserte løsninger.

Denne typen analyser kan for eksempel avsløre unødige kapitalbindinger og dårlig finansiering av virksomheten. Nedenfor ser vi på forhold som kan påvirke virksomhetens lønnsomhet og som det kan være særlig viktig å sette søkelys på i tøffere økonomiske tider.

Forhold som virksomhetene alltid bør ta hensyn til, men særlig i nedgangstider, er blant annet:

GJELD

I nedgangstider er det spesielt viktig for virksomheten å finne riktig balanse mellom kortsiktig og langsiktig gjeld. Kortsiktig gjeld, med liten eller ingen sikkerhet, er normalt dyrere enn langsiktig gjeld med pantesikkerhet i fast eiendom eller andre formuesobjekter. Har bedriften uforholdsmessig mye kortsiktig gjeld bør den vurdere om noe av gjelden kan gjøres om til langsiktig gjeld ved å stille bedre sikkerhet. Har man for eksempel en eldre takst som ikke reflekterer verdien av virksomhetens eiendeler i dag, bør man vurdere å innhente en ny takst som eventuelt kan gi bedre vilkår hos långiver.

I tilfeller der selskapet har gjeld til aksjonærer bør en også vurdere om slik gjeld helt eller delvis kan konverteres til egenkapital for å styrke denne.

VARELAGER

I tider med god likviditet er har mange virksomheter et begrenset søkelys på sammensetningen av varelageret, slik at det over tid bygger seg opp en altfor stor varebeholdning. En slik overskuddskapasitet er kostnadskrevende for bedriftene siden den binder kapital og reduserer likviditeten. Spesielt i nedgangstider er det derfor viktig å redusere den delen av lageret, som har lav omløpshastighet. For mange er et alternativ å redusere prisen på disse varene for å få dem solgt, og dermed frigjøre kapital og bedre likviditeten, fremfor å satse på en bedre pris langt inn i fremtiden.

Et annet tiltak på kort sikt er å sjekke om avtaler eller forhold til leverandører gjør det mulig å returnere varer man har for mye av. Det kan også være aktuelt at leverandøren holder varelageret og sende varene direkte til kunden ved bestilling. Uansett bør virksomheten, gjerne i samarbeid med regnskapsfører, gå igjennom rutiner rundt bestilling, varemottak, lagring, uttak og transport, for på denne måten å legge en strategi for optimalisering av varelageret over tid.

REDUKSJON AV DRIFTSKOSTNADENE

I tøffe tider vil ofte en intensivering av markedsbearbeidingen være nødvendig for å opprettholde omsetningen. For mange bedrifters vil det imidlertid være minst like viktig å redusere kostnadene. I tiden fremover vil derfor flere virksomheter ha fokus på riktig bemanning og vurdere både oppsigelser og permitteringer, i kombinasjon med tiltak som kan effektivisere driften. I tillegg vil det i enhver bedrift være en rekke varekjøp og småutgifter som til sammen kan utgjøre store beløp. For en rekke bedrifter kan derfor en periodisk gjennomgang av kostnadsstrukturen være et viktig bidrag til å oppnå økt lønnsomhet og bedret likviditet.

INVESTERINGER OG SALG AV ANLEGGSMIDLER

For noen bedrifter kan det være riktig å satse og foreta investeringer også i nedgangstider, slik at bedriftene er godt posisjonert når utviklingen snur. I nedgangstider bør man imidlertid være særlig påpasselig med at alle investeringer gjøres ut fra bedriftsøkonomiske vurderinger. Investeringer som ikke er nødvendige bør settes på vent.

Som et generelt utgangspunkt bør investeringer som ikke gir umiddelbar avkastning utsettes, da dette kun er med på å binde opp virksomhetens eventuelle egenkapital og handlefrihet. Av samme grunn kan det være lønnsomt for bedriften å selge anleggsmidler som ikke skaper omsetning. Utover at salget skaper økt likviditet, kan det også redusere direkte utgifter som renter, forsikring, vedlikehold, drivstoff med videre. Det kan også være aktuelt å vurdere potensialet med å frigjøre kapital ved å se på leie fremfor å eie.

FORHOLDET TIL LEVERANDØRER OG KUNDER

For å sikre en god kontantstrøm bør bedriften søke om lengst mulig betalingstid hos kreditorer og leverandører. Samtidig må bedriften optimalisere egne kundeinnfordringer ved å etablere gode rutiner for fakturering, kredittid til kunder og innkreving.

I nåværende situasjon må en forvente at kunders betalingsevne kan være svekket i forhold til det en tidligere har lagt til grunn. Flere konkurser og tap på fordringer, som for kort tid siden ikke var sannsynlig, kan ikke utelukkes.

Alle nye kunder må kredittsjekkes og eksisterende må sjekkes jevnlig. Som et minimum bør den næringsdrivende sjekke kunder for eventuelle betalingsanmerkninger.

Fakturering bør skje så raskt som mulig. Helst allerede ved levering. Det viser seg at det er vanskeligere å få inn utestående jo lenger tid som går mellom levering av varer og tjenester og utsendelse av faktura.

Forskuddsbetaling må også vurderes, særlig for kunder som har kommet dårlig ut av en eventuell kredittsjekk. Mange bedrifter kan redusere kredittiden på utestående fakturaer. Selger bedriften produkter og tjenester via internett bør det etableres betalingsløsninger for online betaling. Det gir både økt likviditet og redusert risiko.

INNFORDRINGSRUTINER

Sørg for at innfordringsrutinene optimaliseres. Følg fordringsutviklingen nøye og vurder hver enkelt kunde individuelt. Det bør koste å betale for sent. Oppdater avtaler med klausuler om renter og gebyrer ved for sen betaling. Ta eventuelt en telefon til sene betalere, og ikke gjennomfør nye salg til kunder som ikke gjør opp for seg. Er likviditeten stram kan factoring være et alternativ, men det har også en kostnadsside.

Etabler gode inkassorutiner, enten som egeninkasso, eller i samarbeid med et inkassobyrå.