Fem års oppbevaringstid for tolldokumenter
Tolldirektoratet har hørt på Regnskap Norge og redusert oppbevaringstiden for tolldeklarasjoner og tilhørende grunnlagsmateriale fra ti til fem år.
10.02.21
Skrevet av Hanne Opsahl, Regnskap Norge
Del
Mens oppbevaringstiden for regnskapsmateriale etter bokføringsloven ble redusert fra ti til fem år i 2014, har tollreglene blitt stående igjen med ti års oppbevaringstid for tolldokumenter. Den manglende harmoniseringen har gjort at den reduserte oppbevaringstiden i bokføringsloven ikke har gitt tilsiktet forenklingseffekt, fordi deler av materialet må skilles ut for lenger oppbevaring.
Nå er reglene brakt i samsvar med hverandre ved at oppbevaringstiden for tolldeklarasjoner og tilhørende grunnlagsdokumenter også er bestemt å være fem år. Endringen gjelder fra 1. februar 2021, og er inntatt i tollforskriften § 4-12-1.
Nærmere om fem års regelen
Tolldeklarasjonene med grunnlagsdokumenter skal oppbevares i fem år fra utgangen av det året deklarasjonen ble mottatt av tollmyndighetene.
Reduksjonen til fem års oppbevaringstid gjelder også tolldeklarasjoner med grunnlagsdokumenter som er tolldeklarert før 1. februar 2021. Dette innebærer at tolldeklarasjoner med gunnlagsdokumenter som tilhører årene før 1. januar 2016 ikke lenger er oppbevaringspliktig.
Pålegg om lenger oppbevaringstid
For å ta høyde for situasjoner med behov for lenger oppbevaringstid, er det gitt adgang for tollmyndighetene til å kunne pålegge oppbevaring utover fem år i forbindelse med kontroll. Pålegget er begrenset til dokumentasjon som pliktes oppbevart etter tolloven.
Adgangen til å gi pålegg om utvidet oppbevaringstid er begrunnet som virkemiddel for å gjennomføre kontroll i tilfeller der kontroll igangsettes mot slutten av den pliktige oppbevaringstiden, samt i mer omfattende saker der den etterfølgende saksbehandlingen kan være tidkrevende. Pålegget kan gis etter at kontrollen er iverksatt, eller før iverksettelse når kontroll er nært forestående.
Det forutsettes at bruk av pålegget må ha bakgrunn i et konkret behov i den enkelte kontrollsak.
Bestemmelsen om pålegg er inntatt som ny § 4-12-2 i tollforskriften.
Vedlegg
Forarbeider: Tolldirektoratets høringsnotat – nærmere om endringene og bakgrunnen for dem
