Ofte stilte spørsmål: Oppbevaring av regnskapsmateriale
Mange lurer på hvordan regnskapsmateriale skal oppbevares. Her svarer Regnskap Norges fagsupport på utvalgte spørsmål om oppbevaring av regnskapsmateriale.
27.05.22
Skrevet av
Grete Vistnes, Regnskap Norge
Regnskap Norges fagsupport får mange henvendelser angående oppbevaring av regnskapsmateriale. Her har fagsupporten samlet og svart på et utvalg gjennomgående spørsmål.
Hva skal oppbevares
Reglene for oppbevaring av regnskapsmateriale skal sikre tilgjengelighet for å muliggjøre innsyn og kontroll i hele oppbevaringstiden. Oppbevaringsreglene regulerer hva, hvor lenge, hvordan og hvor regnskapsmateriale skal oppbevares.
Følgende regnskapsmateriale er oppbevaringspliktig:
- Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning
- Annen pliktig regnskapsrapportering, herunder bl.a. mva-melding, skattemelding (med vedlegg) og a-melding
- Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
- Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger
- Dokumentasjon av kontrollsporet mv.
- Dokumentasjon av balansen
- Revisors skriftlige kommunikasjon med styret
- Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
- Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
- Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte
- Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift
Oppbevaringstiden for regnskapsmateriale som nevnt i de første sju kulepunktene er som hovedregel 5 år, mens regnskapsmateriale som nevnt i de siste fire kulepunktene skal oppbevares i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.
Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret. Regnskapsmateriale skal sikres mot ødeleggelse og urettmessig endring og tap, og skal kunne leses i hele oppbevaringsperioden. Hovedregelen er at regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge.
Mange oppbevaringsformater er godkjent, men i tillegg kreves elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år etter regnskapsårets slutt for foretak med mer enn 5 millioner i omsetning. Regelverk: Bokføringsloven (bfl.) §§ 13 og 13b og bokføringsforskriftens (bff.) kapittel 7.
Kan jeg makulere eller slette all regnskapsdokumentasjon når det har gått fem år?
For noe regnskapsmateriale er det krav om oppbevaring ut over fem år. Dette gjelder bl.a. for følgende regnskapsmateriale og tilstøtende dokumentasjon:
Regnskapsmateriale |
Tid |
Kjøpsdokumenter vedrørende ny-, på- eller ombygging av eiendom som er kapitalvare etter justeringsreglene |
15 år |
Prosjektregnskap i bygg og anlegg, med underlag |
10 år etter fullføring |
Enkelte typer regnskapsmateriale for utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel (unntatt neste kategori) |
10 år |
Alt regnskapsmateriale i petroleumsutvinning eller rørledningstransport |
15 år |
Bankers og finansieringsforetaks kunde- og leverandørspesifikasjoner for kontoforhold, med underlag |
10 år |
Hjemmel: Bfl. § 13 annet ledd, bff. §§ 7-3, 8-1-5, 8-8-5, 8-9-4, 8-13-4.
Hvem kan oppbevare regnskapsmaterialet?
Den bokføringspliktige kan oppbevare regnskapsmaterialet selv, eller sette bort oppbevaringen til ekstern regnskapsfører, forretningsfører eller andre tjenestetilbydere som påtar seg oppbevaring av regnskapsmateriale. Dersom oppbevaringen er satt bort til andre, må disse følge bokføringsbestemmelsene, herunder yte nødvendig bistand til innsyn i regnskapsmaterialet overfor kontrollmyndigheter. Selv om oppbevaringen settes bort til andre, er det den bokføringspliktige som er ansvarlig for at regnskapsmaterialet blir oppbevart i samsvar med bokføringslovens krav. Hjemmel: Bfl. § 14, SKDs uttalelse av 05.02.13
Hvilke oppbevaringsmedier er tillatt?
Det stilles ikke krav til oppbevaringsmedier utover at de skal opprettholde lesekvalitet i hele oppbevaringsperioden. I tillegg skal regnskapsmaterialet kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved at regnskapsinformasjon overføres til andre media. Det er da imidlertid en forutsetning at muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering ikke svekkes i oppbevaringstiden. Hjemmel: Bfl. § 13 annet og fjerde ledd, bff. § 7-1
Vi mottar fakturaer i posten som vi skanner inn i regnskapssystemet. Kan disse fakturaene slettes?
Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media (for eksempel ved skanning) hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes. Regnskapsmateriale på papir kreves altså ikke oppbevart dersom det skannes for elektronisk oppbevaring. Regnskapsmateriale på papir må likevel oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi av den skannede versjonen. Hjemmel: Bfl. § 13 annet ledd, bff. § 7-2
Bokføringen og den løpende oppbevaringen av regnskapsmateriale for vårt norske AS skjer i utlandet. Er det noe til hinder for dette?
Bokføringsloven regulerer ikke bokføringsstedet. Den løpende bokføringen og den løpende lagringen av regnskapsmaterialet kan skje hvor som helst. Den endelige lagringen av elektronisk regnskapsmateriale må imidlertid skje på en server som er fysisk plassert i Norge eller et annet nordisk land. Ved løpende bokføring og lagring i utlandet skal regnskapsmaterialet overføres til oppbevaring i Norge innen en måned etter fastsetting av årsregnskapet og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt.
Skattedirektoratet har uttalt at regnskapsmateriale kan oppbevares midlertidig i utlandet også når registreringen helt eller delvis skjer fra Norge mot en server i utlandet. Skattedirektoratet vurderer det slik at når registreringen skjer i Norge mot en server i utlandet, skjer bokføring dels i Norge (registreringen) og dels i utlandet (oppdateringen i regnskapssystemet). Hjemmel: Bfl. § 13, bff. §§ 7-2, 7-4 og SKD uttalelse 26.04.12 Midlertidig oppbevaring av regnskapsmateriale i utlandet
Er det krav til hvor oppbevaringspliktig regnskapsmateriale kan oppbevares?
Hovedregelen er at regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge. Ved elektronisk oppbevaring må det fysiske lagringsmediet (serveren) befinne seg i Norge.
Den bokføringspliktige kan oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i Danmark, Finland, Island eller Sverige uten å måtte søke om dispensasjon. Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir fra Norge i hele oppbevaringstiden. Den bokføringspliktige må skriftlig informere skattekontoret om hvilket regnskapsmateriale som oppbevares, hvor regnskapsmaterialet oppbevares og hvordan kontrollmyndighetene kan få adgang til regnskapsmaterialet.
For oppbevaring av regnskapsmateriale i andre land enn de overnevnte, kreves det dispensasjon fra skattekontoret. Hjemmel: Bfl. § 13 annet ledd, bff § 7-5, jf forskrift om oppbevaring av elektronisk regnkapsmateriale i andre EØS-land § 1
Vår IT-leverandør sier at det må ligge en sikkerhetskopi av regnskapsmaterialet i Norge. Stemmer det?
Ved elektronisk oppbevaring kreves det en sikkerhetskopi. Sikkerhetskopien av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale må som hovedregel befinne seg på et fysisk oppbevaringsmedium i Norge. Oppbevaring kan også skje i Danmark, Finland, Island eller Sverige under nærmere forutsetninger. Dersom den bokføringspliktige ønsker å oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i andre land enn de nordiske, krever dette dispensasjon fra Skattedirektoratet. Hjemmel: Bfl. § 13 og bff. § 7-2, 7-4 og 7-5
Setter personopplysningsreglene begrensninger for oppbevaringsplikten etter bokføringsregelverket?
Hovedregelen er at personopplysninger skal slettes når det ikke lenger foreligger et rettsgrunnlag eller formål med å behandle opplysningen. Pliktig oppbevaring etter bokføringsloven går foran slettekravene i personopplysningsloven. Regnskapsmaterialet kan imidlertid ikke inneholde flere personopplysninger enn nødvendig. Når oppbevaringsplikten har utløpt, er utgangspunktet at virksomheten må slette eller anonymisere personopplysningene.