Dokumenter inngående mva med gyldig bilag

For å kunne fradragsføre mva må en registrert næringsdrivende dokumentere kjøpet med gyldig bilag. Hvis bilaget inneholder feil eller mangler, kan mva-fradraget gå tapt.

En registrert næringsdrivende har i utgangspunktet fradragsrett for inngående mva på varer og tjenester som skal brukes i den merverdiavgiftspliktige virksomheten. Inngående mva må dokumenteres med bilag for å være fradragsberettiget, jf. mval. § 15-10 (1). Bilaget må tilfredsstille visse formkrav for å kunne godtas som legitimasjon. Det er bokføringsforskriftens regler om kjøpsdokumentasjon som bestemmer hva som er tilstrekkelig for å kunne fradragsføre inngående mva.

Strenge formelle krav til salgsdokumentet

Kjøpsdokumentasjonen er salgsdokumentet som selger har utstedt, vanligvis i form av en faktura eller en salgskvittering. Bokføringsregelverket stiller omfattende krav til hvilken informasjon salgsdokumentet skal inneholde. De strenge dokumentasjonskravene må ses i sammenheng med at fradragsberettiget inngående mva kommer til fradrag i avgiften som skal innbetales til staten.

Salgsdokumentet skal for det første identifisere selger og kjøper. Selger skal angis med både navn og organisasjonsnummer. Hvis selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene «MVA». For selgere som er AS, ASA og NUF skal også «Foretaksregisteret» oppgis. Kjøper skal angis med navn, samt enten adresse eller organisasjonsnummer. I salgsdokumentet skal i tillegg fakturanummer, fakturadato, hva og hvor mye som er solgt, leveringstidspunkt, leveringssted, vederlaget, betalingsforfall og eventuell merverdiavgift i norske kroner angis.

Det er gjort visse unntak fra kravet til angivelse av kjøper ved kontantsalg. Det er heller ikke nødvendig at kjøper angis i kjøpsdokumentasjonen når ansatte legger ut på vegne av virksomheten. Den ansatte må i slike tilfeller utarbeide og signerer en datert oppstilling (reiseregning eller lignende) som viser hvilke kjøp som er foretatt.

Mangelfull dokumentasjon – hvilket ansvar har kjøper?

Dersom kjøper ikke har tilstrekkelig dokumentasjon, kan ikke inngående merverdiavgift fradragsføres. Det er derfor viktig at kjøperen påser at det mottatte bilaget tilfredsstiller formkravene. Bokføringsforskriften sier at dersom den mottatte dokumentasjonen er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller innholdskravene, må kjøper kreve ny tilfredsstillende dokumentasjon. Ved kontante kjøp må kjøper be om returkvittering og ny salgskvittering, mens for andre kjøp må kreditnota og ny faktura etterspørres fra selger.

Hvis det ikke lar seg gjøre å få ny dokumentasjon fra selger, kan kjøper sannsynliggjøre at utgiften likevel er reell for virksomheten, for eksempel ved å legge ved supplerende dokumentasjon til bilaget. Flere dokumenter fra ulike kilder (avtaler, ordrebekreftelser, pakksedler, e-poster mv.) kan til sammen oppfylle formkravene.

Hva anses som tilstrekkelig dokumentasjon?

Bilag med formelle mangler vil i utgangspunktet ikke godtas som legitimasjon for inngående mva. Skattedirektoratet har uttalt at selv om dokumentasjonskravene i bokføringsforskriften ikke fullt ut er oppfylt, skal skattemyndighetene vurdere om fradragsretten er i behold basert på fremlagt dokumentasjon. Det må da vurderes om mangelen er egnet til å reise tvil om fradragsretten.

Som nevnt kan tilleggsdokumentasjon «reparere» enkelte mangler i kjøpsbilaget. Blant annet kan ordrebekreftelser, pakksedler, avtaler mv. legges ved der informasjonen i fakturaen om ytelsens art og omfang er mangelfull. Kjøper vil også ha fradragsrett for inngående mva selv om ikke selgers organisasjonsnummer og/eller MVA er angitt i salgsdokumentet, under forutsetning av at kjøpsbilaget blir supplert med dokumentasjon som viser at selger faktisk er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. En utskrift fra Brønnøysundregistrene kan benyttes i slike tilfeller.

Fradragsretten vil også være i behold der kjøpsbilaget inneholder mindre formalfeil. For eksempel vil manglende angivelse av forfallsdato ikke ha noen betydning for fradragsretten. Fravær av ordet «Foretaksregisteret» for AS, ASA og NUF vil også normalt anses som en formalfeil som i seg selv ikke får betydning for fradragsretten hos kjøper.

Det at kjøper påfører egne forklaringer på kjøpsbilaget for å vise at utgiften vedrører virksomheten, vil som hovedregel ikke være tilstrekkelig legitimasjon for å kunne fradragsrett for inngående mva. Kjøpers egen sannsynliggjøring av at kjøpet er en reell utgift for virksomheten vil derimot kunne dokumentere skattemessig fradragsrett.

Salgsdokument utstedt til andre enn kjøper

Det er langvarig praksis for at salgsdokumenter utstedt til andre enn kjøper ikke kan gi grunnlag for fradragsføring av inngående mva. Det er heller ikke mulig å rette opp i fakturering til feil kjøper ved at fakturamottaker viderefakturerer til riktig adressat. Bakgrunnen for den strenge praksisen er faren for dobbel fradragsføring. I en klagenemdsavgjørelse hvor en faktura feilaktig var utstedt til en privatperson, fant Skattedirektoratet at risikoen for dobbel fradragsføring ikke var til stede. Riktig kjøper fikk dermed beholde mva-fradraget, til tross for at bilaget var mangelfullt. Skattedirektoratet har videre uttalt at det kan foreligge fradragsrett i en overgangsfase etter fusjon hvor det mottas fakturaer i det innfusjonerte selskapets navn.

Skattedirektoratet har også lagt til grunn at kjøpers foretaksnavn kan erstattes av et registrert bedriftsnavn i de tilfellene hvor kjøperens adresse eller organisasjonsnummer er klart angitt. De viser til at et registrert bedriftsnavn vil være direkte tilgjengelig gjennom MVA-systemet. At foretaksnavnet er erstattet av et registrert bedriftsnavn blir da en mindre formalfeil som ikke bør ha konsekvenser for fradragsretten for mva.

Kjøpers aktsomhet

Kjøper må utvise en viss grad av aktsomhet når inngående mva skal fradragsføres. I de tilfellene hvor kjøper vet, eller i stor grad burde visst, at selger ikke var berettiget til å oppgi mva i salgsdokumentet, kan avgiftsmyndighetene tilbakeføre fradragsført avgift hos kjøper.

Dersom salgsdokumentet fremstår som korrekt og inneholder organisasjonsnummer og bokstavene MVA, vil kjøpers fradragsrett som hovedregel være i behold selv om selger ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Dette forutsetter at det ikke er andre forhold som tilsier at kjøper bør forstå at selger ikke er registrert. Mangler derimot selgers organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA på kjøpsbilaget, vil dette utløse en undersøkelsesplikt hos kjøper. Som nevnt ovenfor kan dokumentasjon fra offentlige registre på at selger er registret være med på å underbygge at fradragsretten er i behold.

Videre er det i rettspraksis lagt til grunn at fradragsrett for kjøper kan bli nektet i de tilfellene hvor selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret og hadde rett til å fakturere med utgående mva, men der kjøper vet at selgeren ikke vil eller kan innbetale utgående avgift.