Budsjettering og analyser

Vi hjelper deg å budsjettere slik at du får god kontroll over resultatutvikling, likviditet og investeringer.

Enkelt sagt handler budsjettering om å se fremover (framtidsregnskap), mens økonomiske analyser både handler om det som ligger bak, og det som kommer. Begge deler er viktige verktøy for en aktiv og målrettet økonomistyring.

Vi anbefaler at det utarbeides et resultatbudsjett (bedriftens inntekter – bedriftens kostnader = bedriftens resultat) for hvert år. Budsjettet bør fortrinnsvis lages på høsten året før. Noen bedrifter bør også lage budsjetter for flere år framover. Det kan gjelde virksomheter som planlegger større investeringer i årene framover. I slike tilfeller er det enda viktigere å styre økonomien med fast hånd.

For noen er det aktuelt å benytte fjorårstall som budsjettall. Vi anbefaler normalt ikke det, da man kan gå glipp av en grundig gjennomgang både inntekter hvor man belyser spørsmål som:

• Hva kan økes?
• Er det noe annet vi kan ta betalt for?

og kostnader med spørsmål som:

• Er det kostnader vi enkelt kan kvitte oss med?
• Er det «ting» vi betaler for mye for?
• Er det avtaler som bør reforhandles?

Mange mener at det er «helt umulig å vite hvordan det går neste år». Det er både sant og usant, men for det meste er det usant. En bedrift vet veldig mye om de kostnadene de kommer til å få knyttet til personal, husleie, biler osv. Vi vil anta at 80 – 90 % av kostnadene er forutbestemt når budsjettarbeidet starter.  Skal man gjøre noe med dem, må det som regel tas omfattende grep.

Det å være kostnadsbevisst betyr ikke å spare på «alt». Som ordtaket sier: «man kan spare seg til fant». Prinsippet om kost / nytte, det vil si hvilken nytteverdi oppnår jeg ved å ta denne kostnaden, er viktig å ha som ledesnor, samtidig som man aldri kan bruke mer penger enn man har. Et par eksempler:

«Vi må spare så de ansatte får greie seg med det gamle datautstyret».
Hva er kost / nytten i dette tilfelle? Risikerer man misfornøyde ansatte som gjør en dårligere jobb hver dag?

«Vi skal spare så vi bruker ikke penger på markedsføring».
Kortsiktig kan man selvfølgelig spare ved å iverksette et slikt tiltak, men kan man på lenger sikt risikere at man ikke får tilgang til nye kunder?

Når det gjelder inntektene, er det noe vanskeligere å budsjettere, men her finnes det også gode grunnlag for å foreta «kvalifisert gjetning» som budsjettering iblant kalles. Har man kontraktsfestede avtaler, har man et godt utgangspunkt for å budsjettere inntektene. Har bedriften levd i en del år, har man mulighet til å lese utviklingstrender og og ut fra det anslå neste års inntekter. Driver man for eksempel en restaurant der salgspilene gjennom flere år har pekt oppover, kan det jo være grunn til å vurdere om utviklingen vil fortsette. Planlegger man en prisøkning, og man forventer at neste års salgsvolum vil være på samme nivå som årets, kan det være naturlig å øke inntektene i budsjettet med prisøkningen.

Mange bedrifter legger ned et betydelig arbeid i budsjetteringen og resultatet er en økonomisk plan som bedriften skal styre etter. Budsjettet bør gjøres godt kjent blant de ansatte slik at de får et bevisst forhold til hva som er deres oppgave for å at budsjettet skal nås.

GP Økonomi utarbeider budsjettforslag i samarbeid med kunden og basert på en budsjettmodell vi har utviklet. Vi laster fjorårstallene fra regnskapetinn i modellen, og har dem som bakgrunn når vi skal legge neste års budsjett. Når alle beløp er vurdert og fylt inn, kan vi enkelt se virksomhetens resultat sammenstilt på en oversiktlig måte.

Både store og små virksomheter vil også ha god nytte et likviditetsbudsjett. Her har vi flere ulike modeller å velge mellom. Vi legger inn virksomhetens «tall», og det blir tegnet opp en kurve som viser hvordan likviditeten utvikler seg, for eksempel for de neste 12 månedene.

Mange som driver egen virksomhet, har ofte mer enn nok å gjøre for å levere de produktene og tjenester kundene etterspør og krever. Er du byggmester, har du som regel alltid en frist for å bli ferdig med et prosjekt. Tiden du da får til å ta hånd om økonomifunksjonen, blir dermed begrenset, og økonomiarbeidet blir venstrehåndsarbeid. Det kan være meget farlig…

Regnskapsanalyse handler om å analysere tallene i bedriftens regnskap blant annet for å se en utvikling eller for å sammenligne seg med andre.

Nøkkeltall er tall som beregnes ut fra regnskap eller budsjett. Ett eksempel på nøkkeltall er driftsresultatet i prosent av sum driftsinntekter. Et annet kan være egenkapitalen i prosent av balanse total. Det første sier noe om lønnsomheten, det andre noe om bedriftens soliditet.

Ved å sammenligne egne nøkkeltall med nøkkeltallene til andre virksomheter i samme bransje («benchmarke»), alternativt med gjennomsnittet for bedrifter i samme bransje, har man et godt verktøy for å jobbe med forbedringer i eget selskap. Spørsmål som hvorfor vi har et resultat på «bare» 5 %, når nærmeste konkurrent har 10 % er svært interessant å vite noe om, og ikke minst gjøre noe med.

En kontantstrømanalyse eller kontantstrømoppstilling er en budsjettrapport/-analyse som viser hvilke kontantstrømmer eller finansielle endringer som har funnet sted mellom to gitte tidspunkter i en bedrifts regnskap. Kontantstrøm (engelsk: cash flow – «betalingsstrøm») er et regnskapsuttrykk som viser forskjellen mellom bevegelsen av kontanter inn og ut av en bedrift.

Hvis kontantstrømmen er negativ, går det mer penger (cash) ut av bedriften enn inn. Da kan det på kort eller lenger sikt bli behov for ekstern finansiering, for eksempel i form av lån. Det er mange som har brent seg på at resultatet i regnskapet ser veldig bra ut, men pengene er ikke der. Da kan man gå på en likviditetskonkurs.

Har du behov for å gjennomføre en kontantstrømanalyse kan vi hjelpe deg. Dersom du skal søke om kreditt vil banker og andre finansieringsinstitusjoner forvente at du legger frem en oppdatert kontantstrømsanalyse.