Styrearbeid

Det er viktig å holde orden på bestemmelsene i Aksjeloven og formaliteter rundt styremøter og generalforsamling. Etter loven må aksjeselskaper holde minst ett styremøte årlig, som godkjenner årsregnskapet og årsberetningen og kaller inn til generalforsamling. Det er også krav om å holde én generalforsamling per år.

Greier firmaet å utarbeide referater (protokoller) fra disse møtene, har man langt på vei overholdt de formelle kravene. Dette forutsetter at møteinnkallelsen og møteavviklingen ble gjort på en ryddig måte i tråd med kravene i Aksjeloven og selskapets egne vedtekter.

Antall styremøter i løpet av et år kan variere alt etter bedriftens størrelse, bransje og virksomhetsområde. Mange velger å ha styremøte hvert kvartal, men det viktige er at styrearbeidet gjenspeiler virksomhetens drift. Man bør holde det antall styremøter som er nødvendig for at styret skal være operativt og handlingsorientert.

I perioder med problemer i bedriften må styret samles oftere for å følge med. Hvis styret mister økonomisk styring i en slik situasjon, kan styremedlemmene personlig bli stilt til ansvar ved en eventuell konkurs eller mislighold av økonomiske forpliktelser. I de grove tilfellene kan dårlig styring være straffbart for medlemmene.

Styrets skal kontrollere og føre tilsyn med virksomheten. Samtidig skal styret se framover og ha en aktiv rolle i forbindelse med å legge planer og styre den videre utviklingen av selskapet. Styrets oppgaver kan summers opp til:

• Føre tilsyn med virksomhetens aktivitet og den daglige ledelsen. Dette betyr at styret skal sørge for at virksomheten er forsvarlig organisert, har klare ansvarslinjer og kvalifisert personell
• Holde seg orientert om virksomhetens økonomiske stilling
• Påse at selskapet har en forsvarlig egenkapital og likviditet i forhold til risiko og omfang av virksomhetens aktivitet. Hvis styret finner at egenkapitalen ikke er forsvarlig, plikter styret straks å foreslå tiltak og innkalle til generalforsamling
• Påse at virksomheten har tilstrekkelige planer, budsjetter, økonomiske rapporter, forsikringer, retningslinjer og eventuell revisjon.
• Ansette/avsette daglig leder
• Kontrollere at daglig leder følger planer og rapporteringsrutiner. Styret kan fastsette instruks for daglig leder. Har ikke selskapet daglig leder skal det øvrige styret føre tilsyn med styreleder som i slike tilfeller utøver funksjonen som daglig leder

Noen bedrifter har et styre kun fordi loven krever det. Eier er kanskje både daglig leder, styreleder og eneste styremedlem. Varamedlem til styret kan være en av de nærmeste pårørende. Det sier seg selv at et slikt styre ikke vil tilføre bedriften noe ekstra.

Det vil som regel koste noe å ta inn én eller flere eksterne styremedlemmer, men det kan ofte være verdt prisen. Andre «øyne» kan bety nye idéer, annerledes tenkning og et bredere nettverk som til sammen eller hver for seg kan være viktig for den videre utviklingen av bedriften.

Skal man sette sammen et godt styre, bør man forsøke å finne fram til styremedlemmer som har komplementær kompetanse, det vil si utfyller hverandre. Det er viktig at styremedlemmene forstår virksomheten, og én eller noen bør være fagpersoner. Annen viktig kompetanse å få på plass er forretningsforståelse (folk som kan lese et regnskap og ser business-muligheter), folk som har nettverk (kjenner andre) innenfor den bransjen man jobber i, samt person(er) som har erfaring med og kompetanse i styrearbeid.

En ekstern og kompetent styreleder kan i mange selskaper være en nyttig og viktig ressurs. Vi mener at det bør vurderes dersom man har ambisjoner for selskapet.

Vi deltar gjerne i styremøter, ved generalforsamlinger eller på andre møter alt etter hva du måtte ønske. Vi kan også kvalitetssikre at møteinnkalling og møteavvikling skjer på rett måte, samt ta ansvar for utarbeidelse av protokoller. Vi har oversikt over lovverket, tilgang til nødvendige maler og vi har den formelle kompetansen på plass.

Når rutiner og protokoller for styremøter og generalforsamling er under kontroll, har vi også lagt siste puslebit på plass for en god økonomiledelse i virksomheten din.