Digitale sykmeldinger og bistand fra ekstern regnskapsfører

Hvordan kan eksterne regnskapsførere bistå sine kunder når den digitale sykmeldingen benyttes?

Flere fylker har tatt i bruk digital sykmelding allerede. Fra 15. januar skal resten av landet over på løsningen. Spørsmålet mange har stilt oss er hvordan ekstern regnskapsfører kan involveres på best mulig måte.

I denne artikkelen tar vi også opp utfordringen med tildeling av rettigheter, som i dag er basert på tildeling av enkeltrettigheter basert på bruk av fødselsnumre.

Om digital sykmelding

Digital sykmelding er kort fortalt en løsning som innebærer at arbeidstaker mottar sin sykmelding elektronisk. Ved å bekrefte sykmeldingen sendes sykmeldingen videre elektronisk til arbeidsgiver.

Når arbeidsgiverperioden utløper sender arbeidstaker inn søknad om sykepenger med hjelp av den samme digitale tjenesten. Arbeidsgiver kan så kontrollere at opplysningene er korrekte.

Prosessen fra lege mv skriver ut sykmelding og frem til arbeidsgiver og NAV mottar søknad om sykepenger er dermed digitalisert.

Det som gjenstår fra arbeidsgivers side er å sende NAV inntektsopplysningsskjemaet. Dette skjemaet må inntil videre sendes inn på papir. I løpet av 2019 er det ventet at også inntektsopplysningsskjemaet blir en del av den digitaliserte sykmeldingsprosessen.

Her ser du hvordan prosessen for digital sykmelding er tenkt (høyreklikk og velg Åpne bilde i ny fane for å se illustrasjonen i større utgave) (kilde NAV):

NAV anbefaler at noen av de som ivaretar HR/lønn hos arbeidsgiver sørger for at sykmeldingene blir behandlet internt hos arbeidsgiver. Dette skal bidra til å sikre at oppfølging skjer og at rett personalansvarlig følger opp. På grunn av personvernet er det sterkt anbefalt at få personer tildeles rettigheter til å følge opp sykmeldingene.

Administrativ oppfølging i sykmeldingsprosessen

Der hvor ekstern regnskapsfører ivaretar kjøring av lønn og arbeidsgiver ikke har egen HR-funksjon, kan det være hensiktsmessig at de som kjører lønn hos regnskapsføreren også følger opp sykmeldingene. Ekstern regnskapsfører kan med andre ord ivareta de oppgaver som NAV har anbefalt at HR-funksjonen tar seg av.

Dette frigjør tid hos arbeidsgiver, samtidig som dette kan bidra til å sikre at arbeidsgivers del av sykmeldingsprosessen blir fulgt opp.

Dersom regnskapsfører påtar seg denne oppfølgingsjobben må dette reguleres i oppdragsavtale.

Oppgaven hører etter vår vurdering godt sammen med innsending av inntektsopplysningsskjemaet og innsending av krav om refusjoner, som regnskapsførere har lang tradisjon for å ivareta.

Dersom regnskapsførers oppgaver fortsatt skal begrenses til å følge opp inntektsopplysningsskjemaet og refusjonskrav, bør regnskapsfører sammen med kunden vurdere hvilken rutine som vil være hensiktsmessig. Det kan være heldig at regnskapsfører også i disse tilfellene har tilgang til de digitale sykmeldingene, slik at regnskapsfører blir informert tidlig og på en sikker måte.

Hvordan få tilgang til de digitale sykmeldingene?

NAV er opptatt av at tilgangen til sykmeldinger begrenses til et fåtall personer. Det bør være et tilstrekkelig antall personer som har tilgang til at fravær tåles, men det er viktig å holde fokus på at arbeidstakeres sykmeldingsperioder er sensitive personopplysninger. Begrens derfor antall personer til det som er høyst nødvendig for å ivareta oppgaven på en hensiktsmessig måte.

For å få tilgang til sykmeldinger må daglig leder hos kunden (eller annen med tilsvarende rettigheter, jf. lenke nedenfor) tildele de som skal ha tilgang til tjenestene enkeltrettigheter. Dette gjelder uansett om det er ansatte i virksomheten eller hos ekstern regnskapsfører.

Dette innebærer at den som kan tildele tilganger må få opplyst fødselsnumre til de av de ansatte som skal ha tilgang til tjenestene.

Les mer om hvilke tilganger som er nødvendige og hvordan dette tildeles ved å klikke her.

Hva med tilgang via regnskapsføreres Altinn-roller?

Det er ikke lagt opp til at tilgang til de digitale sykmeldingene kan tildeles med hjelp av standardroller i Altinn. Dette innebærer som nevnt over at det er individuell tildeling av rettigheter til de aktuelle tjenestene som gjelder på dette området.

Vi har fått en del henvendelser fra regnskapsførere som synes det er betenkelig å formidle fødselsnumre til sine ansatte ut til kundene. Dette er en bekymring Regnskap Norge deler.

Det opplegg NAV har lagt opp til er begrunnet i å sikre personvernet til de sykmeldte. Svakheten ved opplegget er etter vår vurdering at dette utfordrer personverninteressene til de ansatte hos regnskapsfører, altså de som skal følge opp sykmeldingene. Sentralt her er at mange kunder får tilgang til fødselsnumre til enkeltpersoner hos regnskapsfører. Slik spredning medfører risiko for misbruk.

Vi har nylig hatt et godt møte med NAV om disse bekymringene. Det vi la frem er muligheten for å utnytte rollen «Regnskapsfører lønn» til dette formålet. Dette med bakgrunn i at rollen er ment brukt av medarbeidere som skal ivareta lønnsrelaterte oppgaver, og her er sykmeldinger relevant informasjon. Vi mener rollen vil ivareta alle parters interesser. Denne rollen er dessuten enklere og sikrere å holde à jour, enn hva enkeltrettigheter er.

NAV skal i første omgang foreta ta en juridisk vurdering av dette. Vi håper på en snarlig tilbakemelding, og vil informere om status gjennom nye artikler så snart vi har noe å formidle.

Inntil videre må regnskapsførere vurdere hva som er hensiktsmessig å gjøre i det enkelte oppdragsforhold.