SAF-T suse – vi nærmer oss effektiv dataflyt
Skattedirektoratet har nylig kunngjort «Standard for innhold og format ved gjengivelse av elektronisk bokførte opplysninger». Hva er så SAF-T, og hva må du som regnskapsfører gjøre?
13.04.18
Skrevet av Hans Christian Ellefsen, Regnskap Norge
Del
Standard dataformat i regnskapsbransjen er et konsept som ble introdusert i Regnskap Norge IT-forum i 2010 med mål om å effektivisere dataflyt i virksomheter. Etter å ha arbeidet med formatet en stund med systemleverandørene, ble Skattedirektoratet med på reisen, drevet av OECDs anbefaling om å innføre standard dataformat ved gjennomføring av bokettersyn. Et godt samarbeid mellom næringsliv og offentlig resulterte i SAF-T (Standard Audit File – Tax) som nå blir pliktig gjengivelse av elektronisk bokførte opplysninger.
Formål med standarden og utviklingen videre
SAF-T har to primære formål; å sikre effektiv dataflyt i næringslivet, og å sikre effektiv gjennomføring av varslede bokettersyn. Begge hensyn synes godt ivaretatt i standarden. Skattedirektoratet mener at standarden også på sikt kan erstatte dagens rapporteringsform med skatte- og avgiftsmeldinger. Skattedirektoratet ser for seg i fremtiden periodiske innleveringer av SAF-T-filer som erstatning for den tradisjonelle rapporteringen.
SAF-T for kassasystemer er allerede på plass og implementert i nye kasseløsninger i markedet.
Ting tar tid, men så blir det bra
At ting tar tid er åpenbart i SAF-T-prosjektet, først 10 år etter ideen kom opp, vil bokføringspliktige, med noen unntak, ha krav om å gjengi elektronisk bokførte opplysninger i SAF-T-formatet. Prosjektgruppen har hatt standarden klar en god stund, men kapasiteten hos Finansdepartementet på bokføringsrelaterte saker har vært begrenset. Nå er det formelle på plass, og dokumentasjon om standarden foreligger. Første gang en fil kan kreves av myndighetene er etter første pliktige rapportering utført i 2020.
Mange systemleverandører har funksjonalitet for SAF-T på plass allerede, i alle fall en eksportmulighet. Systemleverandører har de siste årene utsatt implementeringen av løsningen i påvente av en avklaring fra myndighetene. Nå er avklaringene på plass og den underliggende dokumentasjonen tilgjengelig på Skattedirektoratets websider (se nedenfor). Ved et varslet bokettersyn skal regnskapssystemet samle relevante bokførte opplysninger fra databasene, strukturere dette i en SAF-T-fil og sende over filen for innlesning i Altinn. Deretter distribueres filen videre til Skattedirektoratets analyse- og kontrollverktøy for gjennomføring av bokettersynet.
Filen inneholder noe mer enn tradisjonell pliktig rapportering
Kort sagt inneholder dagens versjon av SAF-T-filen hovedbok og kunde- og leverandørspesifikasjoner samt data om den bokføringspliktige. Filen inneholder alle transaksjoner for regnskapsperioden det rapporteres på. Skattedirektoratet har med hjemmel i bokføringsforskriften § 7-8 fastsatt innholdet og formatet ved gjengivelse av elektronisk bokførte opplysninger i standardisert form. Dette vil også inkludere datafelter som ikke direkte kan utledes av bestemmelser i bokføringsloven eller bokføringsforskriften, men som er en del av strukturen i standardformatet. De ekstra feltene vil systemleverandørene ivareta i eksportfunksjonen, og må inkluderes i filen hvis de finnes og brukes i bokføringen.
Filens innhold er normalt komplett med alle periodens føringer i både hovedbok og reskontroer. SAF-T-formatet tillater også at det kun rapporteres på deler, eksempelvis bare kundespesifikasjonen. Hva som skal inkluderes i filen vil den bokføringspliktige få informasjon om ved varslingen. Virksomheter som har flere spesifikasjoner fra flere avdelinger kan enten sammenstille disse før innlevering eller levere disse separat. Skattedirektoratet vil da sette sammen dataene etter deres kontrollbehov.
Må jeg endre hvordan jeg bokfører?
SAF-T skal ikke påvirke hvordan bokføringen skjer. Måten du bygger opp kontoplanen, gjennomfører konteringer og de koder du benytter i systemet for å produsere Skattemelding MVA trenger ikke endres. Det som må gjøres er å mappe kontoplan du bruker til standard kontoplan, og MVA-koder du bruker til standard MVA-koder. Fordelen med å mappe til standardstrukturer er å forenkle analysene ved bokettersyn og forenkle overføring fra ett regnskapssystem til et annet.
En av de sakene som har vært mye behandlet i prosjektet er hvordan kontoplanen til den bokføringspliktige skal mappes opp mot en standardisert kontoplan. Nå kan bokføringspliktige velge mellom utvidet kontoplan fra Regnskap Norge, Næringsoppgave 1, 2, 3 og 4, Næringsrapport Skatt for EPF og AS, Skattemelding for petroleumsvirksomheter samt KOSTRA. Da skal de fleste behov og bransjer være ivaretatt.
Hva må jeg gjøre før 2020?
Systemleverandøren skal legge mest mulig til rette for å kunne rapportere på SAF-T-formatet inn i Altinn.
Det som regnskapsfører må sikre er at:
- Regnskapssystemet kan eksportere (og helst importere) SAF-T-filer, og at løsningen er testet opp mot Altinn. Selve testing gjør systemleverandørene.
- Mappingen fra din kontoplan og dine MVA-koder er korrekt opp mot standard kontoplan og MVA-kodetabell. Her kan systemleverandør lage forslag og løsninger, men det er bokføringspliktiges ansvar (og regnskapsfører gjennom oppdragsavtalen) å påse at mappingen er korrekt.
For å sikre god dataflyt mellom regnskapssystemet og eksempelvis årsavslutningssystemer og analyseverktøy, bør du spørre dine systemleverandører om alt er på plass allerede nå. Det er ingen grunn til å vente til 2020 når du allerede nå kan jobbe mer effektivt internt i virksomheten med hjelp av SAF-T.
